Comment s'organiser à plusieurs dans un cabinet infirmier de groupe ?

Vous souhaitez exercer dans un cabinet composé de plusieurs IDEL ? Vous exercez déjà en groupe sous forme d'association ou de collaboration ? Il existe de nombreuses manières d'organiser les plannings de tournées, le suivi des patients, les transmissions entre collègues et l’administratif quotidien ! ? Aujourd'hui, pour que tout se passe au mieux dans le meilleur des mondes, on vous partage nos 6 astuces pour optimiser l’organisation de votre grand cabinet. ?

Pourquoi travailler à plusieurs IDEL dans un cabinet ?

Une infirmière libérale travaille en moyenne 10 à 12 heures par jour, avec une première tournée de 6h à 13h et une 2ème tournée de 16h à 21h. Dans une journée, une infirmière libérale peut visiter en moyenne 30 patients ! ? Pendant le répit en début d'après-midi ou même en fin de journée, elle organise des passages complémentaires pour la tournée du lendemain avec les appels reçus le jour même. La difficulté dans l'organisation d'une tournée est de concilier les exigences des patients, la priorité des cas, les zones géographiques et les horaires fixes pour certains soins.

S'ajoutent les tâches administratives qui peuvent occuper une journée par semaine : demander des prescriptions aux médecins, inscrire les nouvelles ordonnances, enregistrer les recettes du jour, facturer... 

Un rythme effréné que la plupart des infirmières libérales préfèrent partager avec plusieurs associés : "C'est pour cela qu'il faut travailler à plusieurs. Travailler seul, c'est de la pure folie", "Cela me permet de travailler que 12 jours par mois avec toujours une semaine consécutive de repos". Et une meilleure gestion des itinéraires : chaque infirmière est mobilisée sur un site précis.

Assurer la permanence et la qualité des soins infirmiers

L'infirmière libéral, lorsqu'elle prend en charge un patient, doit assurer la permanence des soins 7j/7 et 24h/24. Travailler en collaboration ou en association peut contribuer à une meilleure qualité et permanence des soins. Ainsi, lorsqu'une infirmière s'absente (congés, maladie, maternité), la collègue peut prendre la relève. Le cabinet de groupe offre ainsi une stabilité d'intervention pour les malades et une constance des soins. ?

Concilier vie privée et vie perso

Pas facile de concilier vie personnelle avec vie professionnelle ! Travailler en groupe permet de se ménager du temps pour sa famille et ses loisirs. "C'est aussi l'une des raisons qui m'a poussée vers un cabinet où nous sommes 4 à 5. J'ai plus de temps pour moi. Nous décidons nous-mêmes de nos plannings en fonction de nos desideratas personnels". Les plannings des cabinets de groupe alternent donc journées complètes, demi-journées, jours de repos.

Comment s'organiser à plusieurs dans un cabinet infirmier ?

Travailler à plusieurs nécessite une organisation et des choix dans la répartition des plannings et des roulements ! Comment optimiser cette organisation ? On vous partage nos 6 astuces ! ?

1. Déterminer un rythme de tournée

Au sein de votre cabinet infirmier, vous n’avez certainement pas toutes le même rythme de vie. Pour certaine, la tournée du matin va débuter un peu plus tard afin de pouvoir emmener les enfants à l’école. Pour d’autres, la tournée va débuter beaucoup plus tôt pour pouvoir pratiquer son sport préféré entre deux tournées. Bref, vous avez forcément chacune vos préférences ! 

En déterminant un rythme de tournée, vous allez pouvoir préparer un planning de groupe en adéquation avec votre rythme de vie. Alors, avant toute chose, posez-vous chacune les questions suivantes :

• Vous préférez faire des journées complètes, des demi-journées ou alterner les deux ?
• Vous préférez travailler combien de jours par semaine ?
• Vous préférez avoir combien de jours de repos ?
• Vous préférez avoir quels jours de repos dans la semaine ? 
• A quelle alternance ?

Une fois que vous aurez répondu à toutes ces questions, vous pourrez alors vous accorder plus facilement et trouver des compromis pour que chacune trouve chaussure à son pied.

Bien entendu, ce rythme de tournée pourra être amené à évoluer ou changer. Le plus important, c’est que vous en discutiez et que vous soyez transparente entre vous. Exprimez clairement vos envies et écoutez aussi les envies de vos collègues pour que vous trouviez des arrangements qui vous facilitent la vie. 

2. Planifier les tournées de soins à l'avance

Après avoir déterminé votre rythme de tournée et fixé vos périodes de congés,vous pourrez alors planifier vos tournées de soins. Vous allez répartir les tournées de soins en fonction des envies et disponibilités de chacune, mais pas que ! Vous devrez aussi concilier les exigences de vos patients, les priorités des cas, les zones géographiques et les horaires fixes pour certains soins. 

Dans tous les cas, vous avez le choix entre planifier vos tournées sur plusieurs mois ou bien à l’année si vous arrivez à vous projeter aussi loin ! 

3. Regrouper les rendez-vous par zone géographique

Pour optimiser votre temps de déplacement et éviter les aller-retours inutiles, on vous conseille vivement de regrouper les soins (tant que c’est possible) par zone géographique logique. Que vous soyez en ville ou en zone rurale, cette optimisation est essentielle afin que vous puissiez garder toute votre énergie pour prodiguer les soins. 

4. Regrouper les rendez-vous en fonction des soins

Outre la zone géographique, vous devrez aussi isoler les soins qui doivent se faire à jeun. Par exemple, les injections, les prises de sang ou encore les insulines sont à privilégier tôt dans la matinée. Cela permettra d’éviter que les patients ne s’impatientent et finissent par prendre leur petit-déjeuner sans vous attendre !

5. Faire des transmissions en direct entre collègues

Parmi les difficultés majeures lorsque l'on travaille en groupe, se pose le problème du partage d'informations entre collègues d'un même cabinet. Comment faire en sorte de partager les informations d'un patient de manière fluide et continue ? Plutôt que de passer des heures au téléphone à la fin de chaque journée pour effectuer les transmissions entre collègues, il est préférable d'opter pour un application infirmière accessible directement sur mobile et qui synchronise les transmissions en direct.

6. Simplifiez le travail administratif grâce à un bon logiciel

Le travail en groupe implique une coordination, un échange continu d'informations et un travail administratif minimisé, tout en permettant de conserver une facturation individuelle.

Mais encore faut-il choisir le bon logiciel infirmier pour que ce travail administratif soit simplifié. Pour optimiser les bénéfices du travail en groupe, choisissez un logiciel disponible en version mobile et ordinateur ! C'est le cas de l'application agathe YOU : le logiciel IDEL adapté pour simplifier votre travail en groupe. En direct depuis l’application sur votre téléphone, vous pourrez :

• échanger en continu les informations de vos patients ; 
• partager vos données de manière sécurisée ;
• actualiser vos dossiers patients ;
• ajouter un rendez-vous dans votre agenda connecté ;
• et minimiser votre travail administratif tout en permettant de conserver une facturation individuelle !

Par ailleurs, grâce à agathe YOU, vous pourrez partager le planning du cabinet sans en subir le revers dans votre propre agenda. En effet, vous bénéficiez d'un agenda pro et perso dans le logiciel qui vous permet d'avoir une vision globale de vos journées ! Et vous ne partagez que ce que vous souhaitez bien partager !

Quels sont les avantages de travailler en réseau ?

• Meilleur suivi des patients grâce à une mise en commun des observations instantanément : lorsqu'une infirmière constate une dégradation de l'état de santé du patient ou que le traitement provoque des effets secondaires imprévus, toutes les infirmières sont au courant en temps réel.
• Gain de temps : plus de double saisie. Lorsque vous créez une ordonnance, les autres collègues de votre cabinet la verront instantanément depuis leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone.
• Plus de souplesse dans l'organisation des horaires : plus besoin de passer au cabinet pour mettre à jour ses données. Vous pouvez le faire de chez vous, via votre ordinateur ou votre smartphone.

Bien entendu, on a conscience que ces conseils sont théoriques ! Dans la réalité, tout ne se passe pas forcément comme ce qui a été planifié. Mais la clé de la réussite dans un grand cabinet, c’est la flexibilité et l’équilibre. Faites preuve de bon sens et tout devrait rouler comme sur des roulettes. ?

Et vous, quelles sont vos astuces pour optimiser l’organisation au sein de votre cabinet ? Partagez-nous vos témoignages en commentaires !