Ah ces impayés ! Quand vous pensiez avoir tout facturé, télétransmis et que finalement, il vous reste à surveiller les rejets des caisses et à tout refaire, parfois même par courrier papier… Ce n’est pas simple, on vous l’accorde, mais la gestion des impayés en libéral peut le devenir si on connait les bonnes pratiques et les bons services dédiés. 😉
Quelles sont les différentes causes des impayés en libéral ?
Les causes des impayés sont nombreuses. Ce peut être lié aux droits du patient qui ne sont pas à jour sur sa carte Vitale au moment où vous prenez son empreinte.
Cela peut aussi provenir d’une erreur lors de la saisie d’une ordonnance : le numéro de mutuelle du patient n’est pas le bon, ou une case est tout simplement mal cochée sur son régime de remboursement… Il peut aussi arriver que l’on oublie de joindre une pièce justificative. Et enfin il peut arriver que la facture n’ait jamais été réceptionnée par les organismes payeurs.
Mais alors, comme fait-on pour éviter toutes ces situations ?
Comment traiter les impayés des caisses d’Assurance Maladie ?
Côté caisses et mutuelles, lorsque vous facturez en sécurisé, ces organismes vous payent (ou non) entre 3 et 7 jours ouvrables. Et en dégradé, cela peut aller jusqu’à 15 jours.
S’il y a rejet, vous allez recevoir un code par email. C’est ce code qui va vous permettre d’annuler votre télétransmission pour corriger l’erreur. Il peut arriver qu’il y est un motif sur ce code, par contre c’est le langage des caisses et ce n’est pas toujours très clair à comprendre. Mieux vaut alors contacter directement votre CPAM en cas de doute pour éclaircir le motif du rejet ou les droits du patient de la facture concernée.
Ensuite vous allez pouvoir faire l’opération de télétransmission à l’envers : vous allez détélétransmettre la facture concernée par le rejet, la défacturer et corriger l’ordonnance. Puis de nouveau à l’endroit, refacturer, refaire la télétransmission et évaluer dans quelques jours si la facture a été réglée via un pointage de vos comptes.
Et comment traiter les impayés des mutuelles des patients ?
Côté mutuelles, pareil que pour les caisses de santé, vous pouvez patienter une quinzaine de jours. Vous pourrez vérifier le règlement des parts mutuelles sur vos extraits bancaires ou votre logiciel quand ce délai est passé. S’il y a rejet, contactez la mutuelle en cas de doute sur le motif du rejet ou les droits du patient et demandez les documents à envoyer. Vous pourrez alors regrouper les documents (factures, ordonnances, retour noemie…) et les envoyer par courrier ou par email.
N’oubliez pas de corriger si besoin la mutuelle sur le dossier du patient pour les prochaines fois ! 😉
Et la gestion des impayés sur un logiciel infirmier ?
Sur un logiciel infirmier libéral, comme agathe YOU, vous pouvez contrôler vos pièces justificatives. La cotation intelligente évite les erreurs de nomenclature et avec la smart facturation : le logiciel contrôle les droits du patient en amont et minimise ainsi le risque de rejets. Il est même possible d’avoir un service de surveillance de vos factures une fois télétransmises. C’est une fonctionnalité qui croise le montant de vos factures télétransmises avec les paiements perçus sur votre compte bancaire professionnel. Au-delà du fameux délai de 15 jours, le logiciel détecte le rejet. Vous serez alors notifié et pourrez alors prendre connaissance en un coup d’œil de vos impayés sans avoir à faire le pointage vous-même.
Il est aussi possible d’aller encore plus loin en souscrivant à un service de gestion des impayés. Un conseiller se charge de surveiller vos alertes impayés, de prendre connaissances des motifs, de corriger les erreurs, joindre les bons documents et de relancer les organismes par téléphone, email ou par courrier si nécessaire. Un réel temps de gagné sur votre administratif et vous êtes payé pour la totalité des soins que vous réalisez !
Quand on sait qu’en moyenne, un infirmier libéral totalise un montant de 600€ d’impayés par an, cela vaut le temps de se pencher un peu plus sur le sujet. Et vous, quelles situations avez-vous déjà rencontré avec vos impayés ? Laissez-nous un commentaire.
