Le livre de recettes IDEL (aussi appelé cahier ou journal de recettes et dépenses) est un registre comptable obligatoire pour toute infirmière libérale. Il permet d'enregistrer chronologiquement toutes vos recettes professionnelles et dépenses liées à votre activité libérale. Ce document est la base de votre déclaration fiscale ! 👉 Dans cet article, découvrez comment tenir un cahier de recettes et dépenses clair et bien structuré, et ainsi assurer une gestion optimale de votre comptabilité.
Qu'est-ce qu'un livre de recettes IDEL et pourquoi est-il obligatoire ?
Le livre de recettes IDEL est un document comptable où sont enregistrées toutes vos recettes (honoraires, date, nom du patient, montant, mode de paiement) et dépenses ( date, fournisseur, montant, nature, justificatifs) d'infirmière libérale. Il constitue votre comptabilité de trésorerie obligatoire.
Les obligations légales pour les IDEL
En tant que professionnel libéral, vous êtes tenu légalement de tenir :
- Un livre journal des recettes et dépenses.
- Un registre des immobilisations et amortissements.
- La conservation des justificatifs pendant 6 ans minimum.
Débordée par votre comptabilité et vos déclarations fiscales ?
Déléguez votre comptabilité à des spécialistes de la comptabilité des IDEL et profitez de 6 mois de comptabilité offerts ! 38 000 IDEL nous font déjà confiance !
Les avantages d'un livre de recettes bien tenu
Le cahier de recettes et dépenses, souvent appelé livre de compte, permet de :
- Suivre vos flux financiers : il vous aide à voir d’un coup d’œil vos rentrées d’argent (honoraires, remboursements, etc.) et vos charges (frais professionnels, cotisations sociales, etc.).
- Respecter vos obligations légales : en tant que professionnel libéral, vous êtes tenu de tenir une comptabilité de trésorerie pour déclarer vos revenus au fisc. Ce cahier est la base de votre déclaration fiscale.
- Optimiser votre gestion financière : un suivi rigoureux vous permet d’anticiper les périodes de baisse d’activité, de mieux prévoir vos charges fixes et de prendre des décisions éclairées pour améliorer la rentabilité de votre activité.
Que doit contenir obligatoirement votre livre de recettes IDEL ?
Colonnes obligatoires pour les RECETTES
| Colonne | Information à noter | Exemple |
|---|---|---|
| Date de la transaction | Inscrivez la date à laquelle vous avez perçu le paiement. | 15/01/2025 |
| Nom du patient ou de la source de revenus | Mentionnez la personne ou l’organisme qui vous a versé les honoraires. | Mme Dupont / CPAM |
| Montant TTC perçu | Indiquez le montant exact reçu pour chaque prestation. | 28,00 € |
| Nature de la recette | S’agit-il d’honoraires, de remboursements ou d’autres sources de revenus ? Précisez la nature de chaque transaction. | AMI 3.2 / DSI / Pansement |
| Mode paiement | Indiquez si le paiement a été effectué par chèque, virement bancaire ou en espèces. | Virement bancaire |
Colonnes obligatoires pour les DÉPENSES
| Colonne | Information à noter | Exemple |
|---|---|---|
| Date de la dépense | Inscrivez la date à laquelle la dépense a été engagée. | 20/01/2025 |
| Fournisseur | Mentionnez le nom de la personne ou de l’entreprise à qui vous avez versé des fonds. | Pharmacie Martin |
| Montant TTC de la dépense | Inscrivez le montant total de la dépense. | 156,00 € |
| Nature de la dépense | Précisez si la dépense concerne du matériel professionnel, des frais de transport, de l’assurance, etc. | Matériel médical |
| Justificatif | Conservez le justificatif correspondant (facture, ticket de caisse, etc.) pour prouver la dépense en cas de contrôle fiscal. | FAC-2025-012 |
Catégories de dépenses déductibles pour IDEL
Pour optimiser votre fiscalité, classez vos dépenses en catégories :
- Frais de véhicule : carburant, assurance auto, entretien, péages ;
- Matériel médical : compresses, seringues, sets de soins ;
- Charges sociales : URSSAF, CARPIMKO ;
- Assurances professionnelles : RCP infirmier libéral, prévoyance ;
- Télécommunications : abonnement téléphone, internet (prorata pro/perso) ;
- Formation continue : DPC, congrès, formations ;
- Locaux professionnels : loyer cabinet, électricité, eau ;
- Frais bancaires : tenue de compte professionnel ;
- Comptabilité : expert-comptable, logiciel.
Quelles sont les bonnes pratiques pour tenir votre livre de recettes IDEL ?
Enregistrez vos opérations quotidiennement
L’erreur la plus fréquente est d’attendre la fin du mois pour entrer toutes les transactions en une fois. Idéalement, prenez 10 minutes chaque soir pour :
- Noter vos encaissements du jour ;
- Enregistrer vos achats professionnels ;
- Classer vos justificatifs immédiatement.
Bénéfice : Trésorerie actualisée en temps réel et zéro stress de régularisation.
Classez systématiquement vos justificatifs
Chaque dépense DOIT avoir un justificatif conservé 6 ans. Pour cela, plusieurs méthodes s'offrent à vous :
- Papier : Classeur avec intercalaires mensuels ;
- Numérique : Scan via application mobile (Dropbox, Google Drive, logiciel comptable) ;
- Hybride : Numérisation + archive papier pour sécurité.
En cas de contrôle fiscal : Absence de justificatif = dépense rejetée et redressement.
Utilisez des catégories de dépenses standardisées
Divisez vos dépenses en différentes catégories pour avoir une vue plus précise de l’allocation de vos ressources. Par exemple :
- Frais de véhicule (carburant, entretien, assurances) ;
- Frais de matériel médical ;
- Charges sociales (URSSAF, CARPIMKO, etc.) ;
- Frais de télécommunications (abonnement téléphonique, internet) cette catégorisation vous aide à identifier rapidement les postes de dépense les plus importants et à voir où vous pouvez potentiellement réduire les coûts.
Astuce : Utilisez les mêmes catégories que le formulaire 2035 de la déclaration fiscale.
Faites des rapprochements bancaires mensuels
Processus simple en 3 étapes :
- Imprimez votre relevé bancaire du mois ;
- Cochez chaque ligne de votre livre correspondante ;
- Identifiez et corrigez les écarts.
Objectif : Détecter les oublis, doubles saisies ou erreurs de montant.
Séparez strictement pro et perso
⚠️ Obligation légale : Utilisez un compte bancaire dédié à votre activité libérale.
Pour les dépenses mixtes (téléphone, internet, véhicule) :
- Calculez un prorata professionnel (ex: 70% usage pro) ;
- Documentez ce calcul ;
- Appliquez-le de manière constante.
Quels outils pour tenir votre livre de recettes IDEL ?
Le cahier papier
Le cahier de recettes et dépenses peut être tenu manuellement, sous la forme d’un livre de compte papier. Cela reste une solution simple et économique, mais qui demande rigueur et organisation pour éviter les erreurs.
Le tableur Excel ou Google Sheets
Beaucoup de professionnels libéraux choisissent d’utiliser un tableur type Excel ou Google Sheets pour automatiser certaines tâches. Vous pouvez créer des colonnes spécifiques pour chaque type de transaction et utiliser des formules pour faire des totaux et des calculs automatiquement. Cette méthode est flexible et vous permet de personnaliser votre suivi financier selon vos besoins.
Modèle type à créer : onglet "Recettes 2025", onglet "Dépenses 2025", onglet "Tableau de bord" avec graphiques et formules SOMME pour totaux automatiques.
Les logiciels de comptabilité et services experts pour IDEL
Pour les infirmières libérales qui souhaitent déléguer leur comptabilité et optimiser leur fiscalité, faire appel à un service spécialisé est souvent le meilleur investissement.
Horizon Compta Expert : LA solution clé en main pour IDEL
Horizon Compta Expert est un service de comptabilité spécialisé exclusivement dédié aux infirmières libérales, qui combine technologie et expertise humaine. Ce qui est inclus :
- ✅ Accompagnement sur-mesure avec conseiller dédié (rendez-vous d'optimisation fiscale et attestations comptables à volonté toute l'année et accompagnement de vos investissements...).
- ✅ Tenue de votre livre de recettes et dépenses tout au long de l'année.
- ✅ Prise en charge totale de vos déclarations fiscales (2035 et 2042) certifiées par un expert-comptable.
- ✅ Garantie 0 redressement fiscal* : zéro risque d'erreur ou d'oubli.
- ✅ Réalisation autonome de votre comptabilité pendant que vous exercez.
- ✅ Optimisation fiscale ultra-performant.
Quelles sont les erreurs à éviter dans la gestion de votre cahier de recettes et dépenses ?
Ne pas tenir compte des petites dépenses
Certaines dépenses peuvent sembler insignifiantes au jour le jour (par exemple, un petit achat de fournitures ou un déplacement en taxi), mais elles s’accumulent rapidement. Ne les négligez pas, car elles peuvent représenter une part importante de vos charges à la fin de l’année.
- Exemple : Parking 3€, café avec confrère 4,50€, fournitures 8€
- Impact : Ces micro-dépenses représentent 500-1500€/an non déduits = 150-450€ d'impôts en trop.
- Solution : Notez TOUT, même les petits montants. Gardez tous les tickets.
Mélanger les dépenses professionnelles et personnelles
Il est crucial de distinguer vos dépenses professionnelles de vos dépenses personnelles. Utilisez un compte bancaire dédié à votre activité pour éviter les confusions et faciliter la gestion comptable. Si vous utilisez du matériel ou des services à la fois pour votre vie personnelle et professionnelle (téléphone, internet), pensez à appliquer un prorata pour la partie professionnelle.
Risque : Redressement fiscal + pénalités de 40-80%. Solution : Compte bancaire pro séparé obligatoire.
Oublier de dater les opérations
Conséquence : Livre irrégulier = non conforme aux obligations légales. Solution : La date d'enregistrement doit être la date d'encaissement/décaissement réel.
Perdre ses justificatifs
Sanction : Dépense rejetée par le fisc = imposition + majorations. Solution : Numérisation immédiate de chaque facture/reçu.
Attendre la fin de l’année pour faire ses comptes
Tenir votre cahier à jour tout au long de l’année permet d’éviter un travail colossal en fin d’année fiscale. Cela vous aide également à mieux maîtriser votre budget et à ajuster vos dépenses en temps réel.
Résultat : 20-30 heures de travail stressant + erreurs garanties. Solution : 10 minutes/jour = 1 heure/semaine maximum.
Ne pas faire de rapprochement bancaire
Danger : Oublis de recettes = sous-déclaration involontaire = risque pénal. Solution : Vérification mensuelle obligatoire.
Jeter les documents après 3 ans
Obligation légale : Conservation 6 ans minimum. Solution : Archive physique/numérique jusqu'en 2031 pour vos documents 2025.
En conclusion, tenir un cahier de recettes et dépenses bien structuré est indispensable pour la bonne gestion de votre activité libérale. Que vous optiez pour une solution papier, numérique ou un logiciel de comptabilité, l’important est de le tenir régulièrement à jour, de classer vos justificatifs et de bien catégoriser vos transactions. Une gestion rigoureuse vous permettra de respecter vos obligations fiscales, mais aussi de mieux piloter la santé financière de votre activité et d’optimiser vos revenus.
Cela pourrait aussi vous intéresser : ⏬
