Gérer la comptabilité infirmière de son cabinet est un incontournable pour toutes les infirmières libérales titulaires ou collaboratrices, en plus d'assurer les actes de soins ! En tant que cheffe d'entreprise, l'IDEL se doit de respecter des obligations comptables et fiscales qui varient selon le régime d'imposition choisi. Alors, entre démarches administratives, suivi comptable et conformité avec la règlementation fiscale… Comment gérer et organiser sa comptabilité quand on est infirmière libérale ?
Comptabilité infirmière : quelles sont vos obligations comptables et fiscales ?
Quel que soit le statut juridique choisi lors de votre installation en libéral, vous avez des obligations comptables et fiscales qui vont dépendre de votre régime d’imposition : régime du micro-BNC ou régime du réel. Livre-journal ou livre de recettes, déclaration 2036 ou déclaration d’impôts 2035… vous devez tenir à jour la comptabilité de votre cabinet infirmier en fonction du régime que vous avez choisi lors de votre installation en libéral. Pour savoir quel régime d'imposition choisir, découvrez notre article Choisir le bon régime d’imposition pour sa 1ʳᵉ année d’activité en libéral.
Vous avez aussi l’obligation de déclarer vos bénéfices par rapport à vos charges sur le site de l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales) et de la CARPIMKO (Caisse autonome de retraite et de prévoyance des infirmiers).
1. Le régime déclaratif spécial : régime du micro-BNC
Le régime du micro-BNC permet d'éviter un grand nombre d'obligations comptables. Avec ce régime, vous devrez "uniquement" :
- conserver précieusement vos pièces justificatives (factures, contrats…) ;
- tenir un livre de recettes qui devra préciser pour chaque soin prodigué : la date, le nom du client, le montant des honoraires dûs et le mode de règlement ;
- effectuer votre déclaration d'impôt sur le revenu en spécifiant le montant brut de vos recettes annuelles : la déclaration complémentaire 2042 C PRO. Cette déclaration peut être mensuelle ou trimestrielle.
2. Le régime de la déclaration contrôlée : régime du réel
Le régime du réel vous demandera plus d'obligations fiscales mais il présente l'avantage de pouvoir déduire vos dépenses réelles ! Avec ce régime, vous devrez :
- tenir un livre-journal qui devra préciser vos recettes et dépenses professionnelles ;
- accompagner à ce livre-journal les pièces justificatifs correspondantes ;
- tenir un registre des immobilisations et des amortissements ;
- effectuer une tenue de compte avec bilan et compte de résultats chaque année ;
- remplir la déclaration de revenus 2035 ;
- remplir la déclaration 2042 C PRO.
La déclaration d'impôts 2035
La déclaration d'impôts 2035 établit vos recettes, vos dépenses, vos bénéfices non commerciaux et vos amortissements.
Pour la remplir, vous devrez fournir les documents suivants :
- Le SNIR (Système National Inter-Régimes) qui est votre relevé d’honoraires annuels.
- Le RIA (Relevé d’Information Annuel) qui regroupe le nombre de patients pris en charge par l’Assurance Maladie, la moyenne d’âge, ainsi que d’autres données.
Il s'agit donc de tenir une comptabilité de trésorerie en enregistrant dans des cahiers ou dans un logiciel les dépenses payées et les recettes perçues. Mais pas de panique, des solutions existent pour votre déclaration 2035, on en parle un peu plus bas !
3. Comptabilité infirmière : les autres obligations
Le versement des charges sociales : URSSAF et CARPIMKO
Pour déclarer vos bénéfices par rapport aux charges obtenues, vous devrez passer par le site de l'URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales) et de la CARPIMKO (Caisse autonome de retraite et de prévoyance des infirmiers).
La déclaration DAS2
Cette déclaration doit être faite si vous avez versé une certaine somme à des tiers au nom de votre cabinet infirmier. Par exemple, si vous avez fait plusieurs fois appel à une remplaçante et que vous lui avez versé plus de 1200€ d'honoraires par an, vous avez l'obligation d'en faire la déclaration en ligne sur le site des impôts.
Comment bien gérer votre comptabilité infirmière ?
1. Avoir un compte bancaire professionnel
L'une des premières démarches à effectuer lors de votre installation en libéral sera d'ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle. Il s'agit d'une étape importante car ce compte vous permettra de gérer vos honoraires et les frais liés à votre cabinet, tout en évitant de mélanger dépenses personnelles et dépenses professionnelles. Votre compte bancaire pro vous permettra de gérer votre comptabilité car vous pourrez suivre vos opérations et les pointer avec vos factures.
2. Respecter un Plan Comptable Général (PCG)
Si vous êtes imposée dans la catégorie des BNC (régime du micro-BNC), vous devez obligatoirement respecter l’ensemble des dispositions d’un plan comptable général. Il s’agit d’un document comptable nécessaire à l’établissement de l’état financier de votre activité. Il va définir les règles à suivre dans la présentation de vos comptes annuels pour faciliter leur lecture et leur compréhension. Et oui, vous ne pouvez pas improviser votre comptabilité infirmière, tout doit être planifié, et c’est ce plan comptable général qui vous y aidera.
3. Garder toujours un œil sur sa trésorerie
Pour garder un œil sur vos recettes et vos dépenses professionnelles, nous vous conseillons d’ouvrir un compte bancaire réservé à votre activité libérale d’IDEL. Vous n’avez pas besoin d’ouvrir un compte professionnel, vous pouvez plus simplement ouvrir un compte classique à la banque. Ce compte bancaire réservé à votre activité vous permettra de suivre toutes vos opérations et de les pointer à l’aide de vos factures ! Vous pourrez ainsi classifier vos écritures bancaires.
Sur ce compte bancaire, nous vous conseillons de conserver 50% (au minimum) de ce que vous gagnez. Pourquoi ? D’abord pour l’URSAFF qui se trouve être la partie la plus onéreuse de vos charges, ensuite pour pouvoir anticiper tous vos imprévus. En tournée infirmière, il peut se passer plein de choses, alors il vaut mieux toujours garder un petit pécule en cas de pépin.
4. Reporter et classifier les frais déductibles
Des dépenses professionnelles que vous pouvez déduire de votre revenu imposable, vous en avez forcément… Et heureusement, car elles vous permettent de baisser votre bénéfice imposable !
Voici une liste des frais déductibles les plus courants pour les infirmières libérales :
- les cotisations sociales obligatoires (URSSAF et CARPIMKO) et facultatives (retraite, prévoyance santé…)
- les frais de matériel médical (matériel à usage unique, fournitures prescrites par le médecin, mallette de soins, stéthoscope…) ;
- les frais de blanchisserie (vêtements et chaussures à usage professionnel) ;
- les fournitures de bureau et frais postaux (papier, imprimante…) ;
- les mensualités pour l’abonnement à votre logiciel de télétransmission ;
- les frais de télécommunication (internet, abonnement téléphonique). S’il s’agit d’un abonnement à usage mixte (pro et perso), vous devez alors déterminer un pourcentage professionnel ;
- les frais liés au cabinet : loyer, entretien, chauffage, électricité…
- les frais de véhicule cabinet-domicile :
- soit au forfait : application d’un barème kilométrique.
- soit au réel : déduction des frais de véhicule (assurance, carburant, péage…).
Notre petit conseil : privilégiez les dépenses par carte bleue pour que la classification des opérations soit la plus rapide et efficace possible.
Vos frais sont déductibles s’ils sont nécessaires à votre activité libérale. Vous devez avoir toutes les factures pour justifier vos dépenses et elles doivent être à votre nom et à votre adresse professionnelle (l’adresse de votre cabinet infirmier).
5. Ranger et stocker précieusement ses factures
Les factures, parlons-en ! Comme pour toutes les pièces justificatives liées à votre activité libérale, conservez-les précieusement et pendant quelques années (au moins 6 ans). Même les factures d’entretien de votre véhicule et les facturettes de carburant doivent être conservées ! Pour les ranger de manière optimale, classez-les par relevé mensuel et par ordre chronologique pour que votre comptabilité infirmière soit gérée de manière optimale. N’oubliez pas aussi de noter vos kilomètres professionnels quotidiennement. Ainsi, en cas de contrôle fiscal, vous serez en mesure de donner tous les justificatifs demandés et vos dépenses pourront être déduites.
6. Anticiper les échéances des différentes déclarations
À l’approche des échéances fiscales et comptables, nous vous invitons à vous préparer à différents niveaux : impôt sur le revenu, déclaration 2035, déclaration 2042 (déclaration personnelle des revenus), déclaration DAS2… Il vaut mieux anticiper toutes les échéances et être prête à établir vos recettes, vos dépenses, vos bénéfices non commerciaux et vos amortissements, pour ne pas avoir de problème ! Pour cela, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de comptabilité infirmière qui vous permettra de stocker vos documents comptables de manière sécurisée et illimitée. C’est le cas de Tempo compta & Maestro compta, les solutions clés en main de Nota Bene, les spécialistes de la compta des professionnels de santé en libéral.
7. Utiliser la solution de comptabilité infirmière faite pour vous
Expert-comptable ? Logiciel de comptabilité infirmière ? Service de comptabilité ? Que choisir quand on est infirmière libérale pour sa comptabilité ? La réponse est simple, une solution clé en main qui vous permet de gérer et optimiser votre comptabilité sans prise de tête !
Si vous cherchez un logiciel de comptabilité autonome, les experts de la comptabilité de Nota Bene propose Tempo compta, une solution simple et complète pour gérer toute votre comptabilité infirmière grâce à des fonctionnalités intelligentes et didactiques qui vous font gagner un maximum de temps, pour une comptabilité infirmière au bon tempo tout au long de l’année !
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- 100% des écritures bancaires catégorisées automatiquement pour en finir avec les saisies manuelles grâce au rapprochement bancaire. ?
- Un tableau de bord simple et intuitif pour suivre l’activité au fil de l’eau et savoir où vous en êtes financièrement en temps réel.
- Pas de risque de se tromper : contrôles automatisés de la cohérence des éléments renseignés pour une compta sans fautes.
- Vos données conservées sur un coffre-fort sécurisé avec accès à l’historique pendant 3 ans.
- Tous les documents comptables éditables ✅
Et si la comptabilité n’est définitivement pas faite pour vous, pas de panique, les experts de la comptabilité infirmière de Nota Bene ont également une solution pour vous ! Avec Maestro Compta, votre comptabilité est entièrement prise en charge pour vous soulager de la pression administrative et des échéances comptables, tout en gardant la visibilité nécessaire au suivi de votre activité. Laissez-vous guider par des experts !
- Saisie et catégorisation intégrale de vos écritures : confort au quotidien et sécurité ;
- Gestion complète de la Liasse Fiscale PRO par votre expert-comptable : déclaration micro-BNC ou déclaration 2035 et ses annexes, la DAS2 (Honoraires remplaçants), la DECLOYER (Cabinet) ;
- Visibilité garantie tout au long de l’année sur votre activité grâce à un tableau de bord intuitif comprenant votre situation en temps réel et les documents à fournir ;
- Aide au remplissage de la 2042 concernant l’activité professionnelle ;
- Totale flexibilité et mobilité grâce à l’appli smartphone Maestro ;
- En option, l’Examen de Contrôle Fiscal (ECF) pour diminuer le risque de contrôle.
Vous l'avez compris, avec Maestro compta de Nota Bene, vous avez une solution pensée pour vous soulager de la pression des échéances comptables, sans lourdeur administrative et qui offre l’accompagnement d’un expert-comptable partenaire et le suivi de votre situation comptable tout au long de l’année sur ordi et appli mobile.
Et vous, quelle option avez-vous choisi pour la gestion de votre comptabilité infirmière ? C'est vous qui la faites ou la confiez-vous à un expert comptable ? Vous avez un logiciel de comptabilité infirmière ?
