Gérer la comptabilité infirmière de son cabinet est un incontournable pour toutes les infirmières libérales titulaires ou collaboratrices. Et pas le choix... c'est un suivi essentiel, en plus d'assurer vos actes de soins ! 👉 En tant que cheffe d'entreprise, l'IDEL se doit de respecter des obligations comptables et fiscales qui varient selon le régime d'imposition choisi. 🔎 Alors, entre démarches administratives, suivi comptable et conformité avec la réglementation fiscale, comment gérer et organiser sa comptabilité quand on est infirmière libérale ? 💡 Décryptage dans cet article !
Comptabilité infirmière : quelles sont vos obligations comptables et fiscales ?
Quel que soit le statut juridique choisi lors de votre installation en libéral, vous avez des obligations comptables et fiscales qui vont dépendre de votre régime d’imposition : régime du micro-BNC ou régime du réel. Livre-journal ou livre de recettes, déclaration 2036 ou déclaration d’impôts 2035… vous devez tenir à jour la comptabilité de votre cabinet infirmier en fonction du régime que vous avez choisi lors de votre installation en libéral.
🔍 Si vous souhaitez un coup de pouce pour choisir votre régime d'imposition, découvrez notre article choisir le bon régime d’imposition pour sa 1ʳᵉ année d’activité en libéral. Et pour encore plus de conseils et de sécurité dans vos choix, saviez-vous qu'il existait des services d'aide à l'installation ? Des experts vous conseillent et s'occupent de toutes vos démarches à votre place. Ultra fiable, cette solution est un gain de temps et d'efficacité.
Par ailleurs, sachez que avez l’obligation de déclarer vos bénéfices par rapport à vos charges sur le site des impôts qui transmet ensuite les données à l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales) et à la CARPIMKO (Caisse autonome de retraite et de prévoyance des infirmiers).
Le régime déclaratif spécial : régime du micro-BNC
Le régime du micro-BNC permet d'éviter un grand nombre d'obligations comptables. Avec ce régime, vous devrez "uniquement" :
- Conserver précieusement vos pièces justificatives (factures, contrats…) ;
- Tenir un livre de recettes qui devra préciser pour chaque soin prodigué : la date, le nom du client, le montant des honoraires dûs et le mode de règlement ;
- Effectuer votre déclaration d'impôt sur le revenu en spécifiant le montant brut de vos recettes annuelles : la déclaration complémentaire 2042 C PRO. Il s'agit d'un déclaration annuelle unique.
👉 Si vous utilisez un logiciel comme agathe YOU, bonne nouvelle : toutes ces données sont déjà enregistrées automatiquement lors de vos télétransmissions ! Vous n’avez aucune saisie manuelle à faire : il vous suffit d’exporter votre listing pour retrouver toutes les infos nécessaires à votre déclaration. Un vrai gain de temps, et zéro oubli ! 😉
Le régime de la déclaration contrôlée : régime du réel
Le régime du réel vous demandera plus d'obligations fiscales, mais il présente l'avantage de pouvoir déduire vos dépenses réelles ! Avec ce régime, vous devrez :
- Tenir un livre-journal qui devra préciser vos recettes et dépenses professionnelles ;
- Accompagner ce livre-journal des pièces justificatives correspondantes ;
- Tenir un registre des immobilisations et des amortissements ;
- Editer un bilan et compte de résultats chaque année ;
- Remplir la déclaration de revenus 2035 ;
- Remplir la déclaration 2042 C PRO.
La déclaration de revenus 2035
La déclaration de revenus 2035 établit vos recettes, vos dépenses, votre bénéfice non commercial et vos amortissements.
Pour la remplir, vous devrez fournir :
- Le SNIR (Système National Inter-Régimes) qui est votre relevé d’honoraires annuels et qui permet de vérifier la cohérence des recettes déclarées.
Il s'agit donc de tenir une comptabilité de trésorerie en enregistrant les dépenses payées et les recettes perçues. Mais pas de panique, des solutions existent pour votre déclaration 2035, on en parle un peu plus bas !
🤫Petit secret, grand bénéfice : pour toutes celles qui rêveraient de déléguer ces tâches (aussi essentielles que contraignantes), il existe un service de gestion comptable géré à 100% par un comptable spécialisé dans le métier d'infirmière. Aide précieuse, un conseiller dédié optimise vos revenus (et vous permet de les augmenter) !
Guide de l'installation en libéral
Découvrez toutes les étapes pour devenir infirmière libérale !
Comptabilité infirmière : les autres obligations
Le paiement des charges sociales : URSSAF et CARPIMKO
Pour déclarer vos bénéfices,vous devez passer par le site des impôts qui transmet ensuite les données à l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales) et à la CARPIMKO (Caisse autonome de retraite et de prévoyance des infirmiers).
La déclaration DAS2
Cette déclaration doit être faite si vous avez versé une certaine somme à des tiers au nom de votre cabinet infirmier. Par exemple, si vous avez fait plusieurs fois appel à une remplaçante et que vous avez versé plus de 2400€ d'honoraires par bénéficiaire et par an, vous avez l'obligation d'en faire la déclaration en ligne sur le site des impôts.
Comment bien gérer votre comptabilité infirmière ?
Avoir un compte bancaire professionnel
L'une des premières démarches à effectuer lors de votre installation en libéral sera d'ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle. Il s'agit d'une étape importante, car ce compte vous permettra de gérer vos honoraires et les frais liés à votre cabinet, tout en évitant de mélanger dépenses personnelles et dépenses professionnelles. Votre compte bancaire pro vous permettra de gérer votre comptabilité infirmière, car vous pourrez suivre vos opérations et les pointer avec vos factures.
Respecter un Plan Comptable Général (PCG)
Si vous êtes imposée dans la catégorie des BNC (régime de la déclaration contrôlé), vous devez obligatoirement respecter l’ensemble des dispositions d’un plan comptable général. Il définit les règles à suivre dans la présentation de vos comptes annuels pour faciliter leur lecture et leur compréhension. Et oui, vous ne pouvez pas improviser votre comptabilité infirmière, tout doit être planifié, et c’est ce plan comptable général qui vous y aidera.
Garder toujours un œil sur sa trésorerie
Pour garder un œil sur vos recettes et vos dépenses professionnelles, il est obligatoire d’ouvrir un compte bancaire réservé à votre activité libérale d’IDEL. Vous n’avez pas besoin d’ouvrir un compte professionnel, vous pouvez plus simplement ouvrir un compte classique à la banque. Ce compte bancaire réservé à votre activité vous permettra de suivre toutes vos opérations et de les pointer à l’aide de vos factures ! Vous pourrez ainsi classifier vos écritures bancaires.
Sur ce compte bancaire, nous vous conseillons de conserver 50 % (au minimum) de ce que vous gagnez durant la première année d'activité. Pourquoi ? D’abord pour faire face aux régularisations de charges sociales qui se trouvent être la partie la plus onéreuse de vos charges, ensuite pour pouvoir anticiper tous vos imprévus.
Reporter et classifier les charges déductibles
Des dépenses professionnelles que vous pouvez déduire de votre revenu imposable, vous en avez forcément… Et heureusement, car elles vous permettent de baisser votre bénéfice imposable !
Voici une liste des frais déductibles les plus courants pour les infirmières libérales :
- les cotisations sociales obligatoires (URSSAF - pas totalementdéductibles - et CARPIMKO)
- les cotisations facultatives (retraite, prévoyance santé…avec des plafonds à ne pas dépasser)
- les frais de matériel médical (matériel à usage unique, fournitures prescrites par le médecin, mallette de soins, stéthoscope…) ;
- les frais de comptabilité (honoraires du comptable)
- les frais de blanchisserie (vêtements et chaussures à usage professionnel) ;
- les fournitures de bureau et frais postaux (papier, imprimante…) ;
- les mensualités pour l’abonnement à votre logiciel de télétransmission ;
- les frais de télécommunication (internet, abonnement téléphonique). S’il s’agit d’un abonnement à usage mixte (pro et perso), vous devez alors déterminer un pourcentage professionnel ;
- les frais liés au cabinet : loyer, entretien, chauffage, électricité…
- les frais de véhicule cabinet-domicile ainsi que les tournées :
- soit au forfait : application d’un barème kilométrique.
- soit au réel : déduction des frais de véhicule (assurance, carburant, péage…).
Notre petit conseil : privilégiez les dépenses par carte bleue pour que la classification des opérations soit la plus rapide et efficace possible.
Vos frais sont déductibles s’ils sont nécessaires à votre activité libérale. Vous devez avoir toutes les factures pour justifier vos dépenses et elles doivent être à votre nom et à votre adresse professionnelle (l’adresse de votre cabinet infirmier).
Pour en savoir plus sur les charges déductibkes en tant qu'IDEL, nous vous invitons à visionner notre dernier webinar sur les leviers pour compenser les coupures de budget et payer moins d’impôts !
Ranger et stocker précieusement ses factures
Les factures, parlons-en ! Comme pour toutes les pièces justificatives liées à votre activité libérale, conservez-les précieusement et pendant quelques années (au moins 6 ans). Même les factures d’entretien de votre véhicule et les facturettes de carburant doivent être conservées ! Pour les ranger de manière optimale, classez-les par relevé mensuel et par ordre chronologique pour que votre comptabilité infirmière soit gérée de manière optimale. N’oubliez pas aussi de noter vos kilomètres professionnels quotidiennement. Ainsi, en cas de contrôle fiscal, vous serez en mesure de donner tous les justificatifs demandés et vos dépenses pourront être déduites.
👉 Pensez également à en faire des copies, on ne sait jamais ce qui peut arriver ! Un conseil : numérisez vos justificatifs et stockez-les sur un cloud ou un coffre-fort numérique !
Anticiper les échéances des différentes déclarations
À l’approche des échéances fiscales et comptables, nous vous invitons à vous préparer à différents niveaux : déclaration 2035, déclaration 2042 (déclaration personnelle des revenus), déclaration DAS2… Il vaut mieux anticiper toutes les échéances et être prête à établir vos recettes, vos dépenses, vos bénéfices non commerciaux et vos amortissements, pour ne pas avoir de problème ! Pour cela, nous vous conseillons d'être accompagnée, c'est la meilleure façon d'anticiper et d'optimiser votre fiscalité.
Confier toute votre comptabilité libérale à des spécialistes
Expert-comptable ? Logiciel de comptabilité infirmière ? Service de comptabilité ? Que choisir quand on est infirmière libérale pour sa comptabilité ? La réponse est simple : optez pour une solution clé en main !
Objectifs ? Gérer et optimiser votre comptabilité sans prise de tête avec Horizon Compta Expert. Des experts s'occupent de votre comptabilité d'infirmière libérale et vous conseillent pour réaliser des économies.
- Gestion comptable & fiscale
- Réalisation de votre déclaration par votre conseiller puis certification et télétransmission par nos experts-comptables partenaires des déclarations fiscales.
- Gestion intégrale de votre comptabilité : DSPAMC, DAS2, déclaration de loyer, accompagnement CFE, etc.
- Optimisations fiscales
- Déduction de toutes les charges spécifiques aux infirmières libérales.
- Conseil proactif afin de maximiser vos revenus.
- Anticipation de vos cotisations sociales (URSAFF & CARPIMKO).
- Accompagnement par un conseiller dédié toute l'année :
- Votre conseiller disponible 5j/7 par téléphone, mail, rendez-vous ou chat.
- Suivi dynamique et personnalisé par votre conseiller (rendez-vous optimisation fiscale, investissement…).
- Édition de prévisionnels, attestations de chiffre d'affaires et toutes vos attestations comptables en illimité toute l'année.
Et vous, quelle option avez-vous choisie pour la gestion de votre comptabilité infirmière ? Est-ce vous qui la faites ou la confiez-vous à un expert-comptable? Avez-vous un logiciel de comptabilité infirmière ?
