Quelle organisation pour vos créations d’ordonnances ?

Quelle organisation pour vos créations d'ordonnances ?

Vous trouvez que la création d’ordonnance pour un cabinet libéral prend beaucoup de temps ? Or il existe de nombreuses astuces et différentes méthodes d’organisation pour optimiser la création d’ordonnance. Voici un tour d’horizon de ce que vous pouvez mettre en place au sein de votre cabinet.

Pourquoi la création d’ordonnance est cruciale pour la télétransmission

La création de l’ordonnance de vos patients sur votre logiciel infirmier est à la base de la facturation pour les infirmiers libéraux. C’est grâce à elle que vous allez pouvoir coter vos soins effectués et ainsi facturer et télétransmettre les feuilles de soins électroniques aux caisses et mutuelles. Il est donc essentiel de les créer correctement afin d’éviter un maximum tout risque d’erreur qui générerait des rejets. Alors comment optimiser cette création, sans que cela occasionne une perte de temps sur votre journée déjà bien remplie ?

Où et quand ?

La question de l’endroit et du moment opportun à la création d’ordonnance peut se poser. Devez-vous le faire au cabinet ou dans votre voiture entre deux rendez-vous ? Chez le patient ? Pendant votre pause ? Le soir en rentrant chez vous ? De nombreuses possibilités existent.

Au cabinet pendant votre pause

Vous considérez que cette partie de l’activité ne sera effectuée qu’au sein du local, et délimitez ainsi mieux la partie soins de la partie administrative. Le cabinet peut également être un lieu central pour vous et vos collègues qui vous permet notamment de vous retrouver entre collègues, ou encore de partager des informations, consulter des documents?€?

Chez vous le soir en rentrant

Si vous souhaitez consacrer vos tournées uniquement aux soins et votre pause entre 2 tournées au repos, cela signifie que vous aurez surement à vous occuper des ordonnances le soir en rentrant chez vous. L’avantage ici est de pouvoir travailler de chez soi, dans le confort de votre maison. Attention tout de même à ne pas être trop distrait(e) par votre environnement ! Afin que cela soit possible, faites bien attention à opter pour un logiciel full web accessible partout !

Pendant votre tournée sur votre smartphone

Grâce à une application pour smartphone comme l’application mobile CBA, vous pouvez créer vos ordonnances en tournées directement au chevet du patient. Pour cela vous rentrez dans l’appli les informations de l’ordonnance et pouvez la prendre en photo comme pièce justificative SCOR. Pratique !

A quel rythme ?

A chaque facturation

Attendre le jour déterminé pour vous lancer dans la création d’un certain nombre d’ordonnances, qui se seront accumulées aux cours de la semaine n’est pas sans conséquences. Attendre ainsi peut être générateur d’erreurs lors de la création d’ordonnances car vous aurez peut-être oublié certains détails à indiquer sur l’ordonnance, et s’il vous manque des pièces, il vous faudra revenir au chevet du patient, même si les soins sont terminés. Par ailleurs, cela signifie une quantité de travail non négligeable à traiter en une seule fois. Si c’est la méthode pour laquelle vous optez, assurez-vous que votre logiciel facilite la création d’ordonnances comme My Agathe e.motion, avec par exemple les soins les plus courants mémorisés.

Tous les jours au fil de l’eau

Certains infirmiers préfèrent réaliser la création d’ordonnance au fil de l’eau tous les jours, à chaque fois qu’une période de soins commence. Cela permet de rendre l’opération plus transparente pour vous car vous en faites un peu à chaque fois et avez donc l’impression d’y passer moins de temps. Là encore une application synchronisée au logiciel de télétransmission facilite ce type d’organisation.

Par qui ?

Un secrétaire

Certains cabinets, plutôt de grandes tailles généralement, font appel à des secrétaires qui s’occupent de l’ensemble des tâches administratives du cabinet, dont la création d’ordonnance. Cela dégage bien sûr du temps pour les infirmiers, mais cela a un coût important, et n’est pas toujours rentable selon votre volume de factures. En effet, le secrétariat prend tout son sens lorsque votre volume de facturation est important.

Un infirmier déterminé

Il arrive que dans votre organisation, vous décidiez d’attribuer la création d’ordonnance et/ou d’autres tâches administratives à l’un des infirmiers qui composent votre cabinet. Cela peut permettre de gagner du temps, car toutes les créations sont centralisées par une seule et même personne. Là aussi, pour mettre en oeuvre cette organisation, il vous faut pouvoir partager vos données logiciel.

Tous les infirmiers du cabinet

Vous pouvez aussi décider que chaque infirmier du cabinet gèrera seul sa création d’ordonnance. Dans ce cas, à chacun de s’organiser en son âme et conscience !

Et vous, comment vous organisez-vous ? Quels sont vos conseils ?

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